Robotic process
automation – RPA

Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen und Aufgaben

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24/7

Ihr Software-Roboter
ist dauerhaft in Betrieb

3-6 Mon

Rentiert sich nach
wenigen Monaten

Bis zu 50%

Kosteneinsparung bei
der Dateverarbeitung

5 - mal

schnellere Bearbeitung
von Dokumenten

Anwendungsbereiche
für RPA

Bis zu 80 % der Büroarbeiten eines Unternehmens in den Bereichen
Finanzen, Management, Logistik, Verwaltung, IT und Marketing sind
Routineaufgaben, die mit RPA automatisiert werden können.

Kundenbetreuung

Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung
Aktualisierung von Preislisten
Auswahl des Auftragnehmers anhand
von vorgegebenen Kriterien
Berechnung von Rabatten und Boni

Finanz- und Rechnungswesen

Automatisierte Buchungen
Abgleich von Dokumenten
Bearbeitung von Kontoauszügen
Erstellung von kundenspezifischen
Berichten

Human Ressources

Datenerfassung und Berechnung
von KPIs
Leistungsanalyse
Persönliche Berichte und
Bescheinigungen

Verkauf

Suchen, Sammeln und Strukturieren
von Kundeninformationen
Überwachung von ein- ausgehenden
Aufträgen
Überwachung der Wettbewerber
Versand von Angeboten

RPA – die häufigsten Kundenanfragen

Erstellung von Dokumenten
anhand von Kontoauszügen

Preisüberwachung auf div.
Webseiten

Integration mit beliebiger
Software, ohne Customizing

Import und Export
von Daten

Datenabgleich zwischen
verschiedenen Systemen

E-Mail-Datenübertragung
an ausgewählte Benutzer

Automatisierte Auswertung
von Dateien

Validierung der
Dateneingabee

Werkzeuge

Spezielle RPA-Plattformen

UiPath, Automation Anywhere, Microsoft Power Automate, Robin, Blue Prism, Pix, Sherpa - mit all diesen Instrumenten und Platfromen kann die RPA-Entwicklung beschleunigt und vergünstigt werden. Praktisch für Visualisierung von automatisierten Prozessen.

Python, Selenium

Wird verwendet, um Browser-Anwendungen zu automatisieren. Besonders interessant für komplexere Aufgaben, benötigt keine Lizenz.

VBS

Eigent sich ideal zur Automatisierung von SAP. Benötigt keine externe Tools und keine teuere Lizenzen.

VBA

Passt perfekt zum Automatisieren div.
Excel- und Dateibasierter Aufgaben

Praxisbeispiele

Automatische Rechnungsbestätigung

Die Kundenrechnungen werden täglich per E-Mail an den Roboter übertragen, woraufhin die Aktualisierung der Banktransaktionsdaten automatisch erfolgt, bei welcher die Datensätze in eine spezielle Transaktionsdatenbank geschrieben werden.
Wie bei der klassischen OPOS-Verarbeitung wir dann nach Übereinstimmungen zwischen den Rechnungen und den Kontobewegungen gesucht.
Sofern eine Übereinstimmung gefunden wurde, markiert der Roboter die Transaktion in der Datenbank als verbucht und bestätigt die Rechnung.
Sollte dabei etwas nicht ganz nach Plan laufen, wird der Vorgang notiert und der Nutzer wird in einer übersichtlichen Status-E-Mail über die aufgetretenen Fälle informiert.
Dabei ist es auch möglich, die Beträge nach der Verarbeitung manuell zu korrigieren (im Falle einer falschen Erkennung).
Der Roboter ist in Microsoft Power Automate + Python (für die PDF-Erkennung) + C++ Windows Forms (für die Nachbearbeitung) implementiert

Excel-Eingabe für ein externes System

Die Personalabteilung füllt eine Excel-Datei in einem bestimmten Format aus, in der die Mitarbeiter und ihre geplanten Arbeitszeiten (Wochenenden, Feiertage, verschiedene Kategorien von Arbeitstagen) aufgeführt sind.
Der Mitarbeiter der Personalabteilung legt die Datei in einem gesicherten Netzwerkordner ab.
Der Roboter prüft die Datei jeden Tag, und wenn sie innerhalb der letzten 24 Stunden aktualisiert wurde, liest er die Daten daraus und gibt sie in ein externes System, wie z.B. eine externe Web-Anwendung, ein.
Der Roboter wird mit UiPath hergestellt.

Automatisches Aktualisieren des Kalenders in Outlook bei geplanten
Feiertagen oder Krankheitsurlaub

In dem Zielunternehmen werden Urlaubs- und Krankheitszeiten über ein externes System bestätigt.
Wenn ein Mitarbeiter einen Krankheits- oder Urlaubsantrag einreicht, erscheint dieser in der Liste der unbearbeiteten Anträge mit dem zuständigen Mitarbeiter.
Sobald der zuständige Mitarbeiter den Antrag bestätigt, wird dem Antragsteller eine automatische Bestätigungs-E-Mail in einem bestimmten Format zugesandt.
Die Mail des Roboters steht in einer versteckten Kopie dieser E-Mail.
Der Roboter prüft seine Mails zweimal täglich, und wenn er solche Mails findet, erstellt er Termine für den Antragsteller, die, wenn sie bestätigt werden, den Kalender des Benutzers für den gesamten Urlaubs-/Krankheitszeitraum belegen, so dass er keine Termine vereinbaren kann.
Der Roboter ist in UiPath implementiert

Automatisches Versenden von Einladungen zu Besprechungen
an beliebige Mitarbeiter

Da in einer Homoffice-Umgebung zufällige Treffen und Begegnungen zwischen Mitarbeitern bekanntlich nicht möglich, wurde ein Verfahren entwickelt, um solche Treffen zwischen zwei zufälligen Kollegen zu schaffen.
Der Roboter läuft einmal pro Woche und jeder Mitarbeiter erhält höchstens eine Einladung für die folgende Arbeitswoche. Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, das Gespräch abzulehnen. Der Roboter nimmt eine Excel-Datei aus einem Netzwerkordner, die die Namen, die Abteilung und die Position der Mitarbeiter enthält. Er bildet mit jedem alle möglichen Paare, zu denen fünfzehnminütige Einladungen verschickt werden.
Für jedes Paar prüft es die Verfügbarkeit im Outlook-Kalender und plant einen Termin für eine freie Zeit. Wenn in der nächsten Woche keine 15 Minuten für zwei Mitarbeiter zur Verfügung stehen, geht der Roboter zum nächsten verfügbaren Paar in der Excel-Liste über und tut dasselbe. Nach der gewählten Zeit verschickt der Roboter eine Einladung, die den Namen, die Abteilung und die Berufsbezeichnung jeder Person enthält, die zu dem Treffen eingeladen wird.
Nachdem die Einladungen verschickt wurden, wird in der Excel-Liste für jedes Paar eine Terminmarkierung gesetzt, damit der Roboter im nächsten Durchlauf nicht erneut Einladungen an Kollegen verschickt, die sich bereits getroffen haben.
Der Roboter ist in UiPath implementiert

Unsere Roboter helfen schon jetzt unseren
Kunden ihre täglichen Aufgaben
effektiv zu lösen

Beratungsunternehmen

Aufgabe:

Die Daten auf den Datenträgern von Mitarbeitern sollten aufgeräumt und strukturiert werden, sodass von einem Kauf des zusätzlichen Speicherplatzes in einer Cloud abgesehen werden kann. Die Kosteneinsparung soll 1150 € / Monat betragen.
Preis:

Der RPA-Bot kostet

1150 €
Rentiert sich bereits nach:

1 Monat

Plattform:

PRA - Lösung basiert auf einem Open-Source-Produkt.

Ausführung:

Für die Mitarbeiter wurde ein Analyse-Roboter entwickelt, welcher von ihnen frei eingesetzt werden kann. Der Software-Roboter führt auf Wunsch des Benutzers eine Prüfung aller Dateien durch und stellt eine ausführliche Berichtstabelle zusammen. Der Benutzer filtert die Dateien auf seinem Datenträger gemäß dem Bericht und löscht die überflüssigen Dateien, wodurch mehr Speicherplatz für die zukünftige Arbeit verschafft wird.

Haushaltsgerätehersteller

Aufgabe:

Automatische Aktualisierung des Produktangebots
bei diversen E-Commerce-Anwendungen.
Die Kosteneinsparung soll über 5800 €
monatlich pro 50 Onlineshops betragen.
Preis:

Der Software-Roboter (RPA) kostet

2300 €
Rentiert sich bereits nach:

Weniger als 1 Monat

Plattform:

Automation Anywhere – eine RPA-Lösung
für Corporate-Kunden.

Ausführung:

Für alle Onlineshops, die mit dem Konto des Herstellers verknüpft sind, wird das Sortiment durch Upload einer Datei von einem zentralen Netzlaufwerk aktualisiert. Anschließend erstellt der Roboter ein Protokoll und verschickt den Benutzern Screenshots der aktualisierten Produktbeschreibungen.

Wie wir arbeiten

Prozess-Audit

Erstellung eines Prozessregisters
für die Automatisierung

Wertschöpfung durch
Prozessautomatisierung

Prioritätensetzung bei der
Prozessautomatisierung

Entwicklung von einen
Software-Roboter

Ausführen des 1.
Software-Roboters/Skripts

Ausführen des
N Software-Roboters/Skripts

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Uhr von Montag bis Freitag europäischer Zeit.

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